Diez consejos para que una reunión de trabajo fracase

Diez consejos para que una reunión de trabajo fracase

 

Tengo que reconocer que soy alérgico a las reuniones. La sola posibilidad de tener que asistir a una me produce una urticaria de las que requieren Urbasón. Si puedo, pongo cualquier excusa para no tener que ir, desde la muy socorrida de decir que ese día tengo un juicio, hasta algo tan disparatado como que tengo que llevar a mi hijo al médico por si tuviera la lepra. Lamentablemente, la cortesía profesional impide ser sincero y decir abiertamente “no quiero reunirme con vosotros porque no va a servir para nada”.

La razón de ello es muy sencilla. Una reunión, salvo que esté muy bien planificada, suele ser una monumental pérdida de tiempo. En realidad, varias pérdidas de tiempo. Una reunión fracasada lleva indefectiblemente a la convocatoria de una segunda para “retomar el diálogo”, y si los mimbres son los mismos vendrá una tercera e incluso una cuarta.

No querría que se me malinterpretase. El diálogo suele ser en si mismo algo muy positivo, y un contacto cara a cara, con un café o una caña de por medio, puede desbloquear muchos malos entendidos que de lo contrario se enquistarían. No obstante, para que se dé ese resultado, es necesario que tengamos muy claro por qué creemos que el contacto nos ayudará, qué vamos a aportarles a nuestros interlocutores, y qué es previsible que recibamos de ello. Si no tenemos claras las respuestas a estas preguntas, o lo que es peor, si ni siquiera nos las hemos planteado, nos vamos a adentrar en una selva desconocida de la que puede que no salgamos bien parados.

En principio el título es broma. De lo que se trata es de señalar algunos problemas muy comunes en las reuniones de trabajo para intentar evitarlos en el futuro. Si hemos de tener reuniones, tengámoslas en buena hora, pero que nos sean útiles. Que no nos quiten el tiempo necesario para hacer cosas más productivas.

Ahora bien, no descarto que alguien prefiera tomárselo en serio y de verdad convoque una reunión inútil. El mundo profesional, y desde luego el de la política, son a veces muy retorcidos. A veces podrá interesar mantener una reunión de la que no salga nada productivo para luego poder decir que se ha intentado llegar a un acuerdo y ello no ha sido posible. Podría citar diez o doce casos reales, pero la obligación de secreto profesional me obliga a callar. Una lástima porque serían muy ilustrativos para este breve artículo.IMG_6806

En todo caso, aquí van unos cuantos consejos. Utilícelos como mejor convenga a sus intereses.

  1. CONSIDERE QUE LA REUNIÓN ES INDISPENSABLE. No se pare a pensar en el tiempo que gastarán usted y el resto de los asistentes, ni reflexione sobre posibles alternativas como un intercambio de correos electrónicos.
  2. NO FIJE UN OBJETIVO DEMASIADO CONCRETO PARA LA REUNIÓN. Simplemente convóquela para ver si podemos mejorar la situación, analizar si hay posibilidades de acuerdo, buscar soluciones… cualquier cosa de ese estilo servirá perfectamente.
  3. NO ELABORE UN ORDEN DEL DÍA. La espontaneidad y la libertad son valores en alza. No constriña a los participantes a discutir temas determinados. Deje que hablen de lo que consideren necesario. Si es imprescindible elaborar un orden del día, que solo incluya tres puntos: Abrir la reunión, hablar, cerrar la reunión.
  4. NO PRESENTE UN BORRADOR DE RESOLUCIÓN. Diga que no puede plantearse ninguna propuesta hasta que se hayan “puesto en común” los puntos de vista de todos los participantes. La resolución, si la hay, surgirá espontáneamente del debate.
  5. NO FACILITE INFORMACIÓN PREVIA. Deje que los participantes la busquen por su cuenta si quieren. Al fin y al cabo, son mayorcitos y ya sabrán lo que tienen que decir.
  6. CUANTA MÁS GENTE, MEJOR. El debate se enriquece cuantas más personas aporten sus opiniones. Invite por tanto a todos aquellos que puedan verse afectados por cualquier acuerdo que se adopte, y a diez o doce personas más para que aporten su experiencia y conocimientos. Veinte personas en la sala mejor que diez.
  7. SEA FLEXIBLE EN LA MODERACIÓN DE LOS DEBATES. Si la discusión se va por derroteros no previstos, deje que fluya. Si alguien monopoliza el debate y no deja hablar a los demás, no lo coarte. Si es necesario un acuerdo por unanimidad y los asistentes empiezan a dividirse en dos bloques, aproveche para señalar con toda claridad qué es lo que los separa.
  8. NO ASIGNE A NADIE LA TAREA DE LEVANTAR ACTA DE LA REUNIÓN. No tome notas usted ni anime a nadie a hacerlo. Deje que cada cual apunte lo que quiera o que no lo haga. Si las notas de unos y otros no coinciden, no se preocupe. Ya habrá tiempo para convocar otra reunión para aclararlo.
  9. NO FIJE UNA HORA PARA FINALIZAR LA REUNIÓN. No es cuestión de interrumpir el debate en ningún momento, porque nunca se sabe cuándo se va a alcanzar un acuerdo. Deje que la reunión prosiga hasta que el vigilante de seguridad del edificio venga a avisar de que tiene que apagar las luces y cerrar la sala. Aproveche ese último momento para citar a todo el mundo para la próxima reunión.
  10. NO DESESPERE, CONVOQUE REUNIONES PERIÓDICAS. No hay nada más estimulante que reunirse todos los lunes a las nueve de la mañana sin saber exactamente para qué. Llámelo un desayuno de trabajo, pero no ofrezca ni un triste café. Así la gente estará más atenta.

Si hace todo esto tal como lo he descrito, dudo mucho que obtenga un resultado positivo, ni mucho menos algún tipo de acuerdo. Logrará, eso sí, alguna de las siguientes situaciones:

  • Un gallinero en el que nadie se entera de nada porque todo el mundo habla a la vez y discute a voz en grito.
  • Un monólogo del más pedante de los asistentes al que todos los demás escuchan con ojos de sueño y oraciones a la virgen para que se calle de una vez.
  • Una incómoda situación en la que los asistentes hablan uno por uno con desgana y en la que se van a escuchar distintas versiones del “la que situación es complicada y hay que hacer algo para mejorarla, para lo que se puede contar conmigo”. Muy diplomático pero completamente vacío de contenido.

En fin. Esto es lo que yo he sacado en claro después de muchos años participando en negociaciones de toda índole. Si estos consejos le parecen útiles, empléelos para lo que estime oportuno. Saque más partido a sus reuniones… o reviéntelas sin piedad. Según el caso, ambas cosas pueden llevarle al éxito.

Lo dejo aquí, pero solo por el momento. La semana que viene les contaré algún otro secreto interesante del proceloso mundo de la abogacía.

Si le ha parecido interesante, no dude en compartirlo.

Un saludo cordial y hasta pronto.

José Ignacio Macías

Abogado

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